Educación:
Educación superior
Una universidad de tamaño medio funcionaba con hojas de cálculo y cinco herramientas desconectadas, sin ninguna vista institucional. Desplegamos la suite académica de University Portal en siete meses, retirando unas 2.000 horas de administración manual al año.
- Cliente
- Una universidad de tamaño medio
- Sector
- Educación superior
- Duración
- Unos siete meses de extremo a extremo
El punto de partida
La educación superior funciona sobre un batiburrillo: una hoja de cálculo para las notas, otra para la asistencia, un SGA separado, una herramienta de correo, un sistema de horarios, ninguno de los cuales se habla con los demás. Cada brecha entre ellos la cubre una persona que reintroduce datos, y la institución en su conjunto no tiene ninguna vista única del progreso de un estudiante. El coste administrativo es enorme y completamente invisible hasta que se suma.
University Portal reemplaza el batiburrillo por una sola plataforma adaptada a los roles que cubre todo el ciclo de vida académico. Este caso trata del despliegue en una universidad de tamaño medio.
Hojas de cálculo, cinco herramientas, ninguna vista institucional
La universidad llevaba los cursos, exámenes, calificación, asistencia, horarios y matrículas a través de hojas de cálculo y cinco herramientas SaaS desconectadas. El personal pasaba sus jornadas reintroduciendo datos entre sistemas que no se conectaban, y nadie tenía una vista institucional del progreso de los estudiantes porque los datos nunca vivían en un solo sitio.
Los trabajos de fin de grado, las prácticas y los eventos se seguían en aún más documentos separados, de modo que todo el ciclo de vida académico estaba disperso por el campus.
Una sola plataforma adaptada a los roles para todo el ciclo de vida académico
University Portal consolidó los cursos, exámenes, trabajos de fin de grado, prácticas, eventos, calificación y mensajería en una sola plataforma con cinco experiencias adaptadas a los roles (administrador, director, profesor, estudiante, personal) de modo que cada persona viera exactamente su parte del ciclo de vida.
Fase 1: Cartografía del ciclo de vida y de los roles
Cuatro semanas. Cartografía de los procesos académicos de la universidad y de los cinco roles al modelo de University Portal, y planificación de la migración fuera de las hojas de cálculo y las herramientas SaaS.
Fase 2: Despliegue de la suite académica
Doce semanas. Cursos, exámenes, calificación, trabajos de fin de grado, prácticas y eventos desplegados sobre una sola plataforma (NestJS y PostgreSQL en el backend, experiencias Next.js adaptadas a los roles en el frontend) reemplazando las herramientas desconectadas.
Fase 3: Migración e incorporación
Doce semanas. Datos migrados fuera de las hojas de cálculo por departamento, con cada rol incorporado a su propia experiencia adaptada y la mensajería en tiempo real conectándolos.
Dos mil horas al año de administración, retiradas
La universidad retiró unas 2.000 horas al año de administración manual: la reintroducción entre sistemas desconectados simplemente cesó, porque los sistemas se convirtieron en uno solo. Por primera vez, la institución tiene una vista única del progreso de los estudiantes.
Cinco experiencias adaptadas a los roles significan que administradores, directores, profesores, estudiantes y personal trabajan cada uno desde una sola plataforma en lugar de un montón personal de hojas de cálculo.
2.000 h/año
de administración manual retiradas
5 → 1
herramientas desconectadas a una sola plataforma
5 roles
experiencias adaptadas desde una sola base de código
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